Datenschutzinformation für Bewerber:innen und Mieter:innen

1. Wer ist verantwortlich?

Verantwortlich für die Bearbeitung Ihrer Daten ist die Hausverwaltung, bei der Sie sich beworben haben oder bei der Sie Mieter:in sind (oben aufgeführt). Sie entscheidet, welche Daten zu welchem Zweck bearbeitet werden, und ist Ihre erste Ansprechstelle für alle Fragen zum Datenschutz.

Die Verwaltung setzt für die Verwaltung dieser Daten die Software „Swyze“ ein. Diese wird von der Chainless von Arx (nachfolgend „Swyze“), Lehmgrubenstrasse 11, 4543 Deitingen, Schweiz, betrieben. Swyze bearbeitet Ihre Daten ausschliesslich als technische Dienstleisterin (Auftragsbearbeiterin) im Auftrag und nach Weisung der Verwaltung — nicht für eigene Zwecke.

2. Welche Daten & wozu?

Bearbeitet werden die Angaben, die Sie selbst machen oder die im Rahmen des Bewerbungs- bzw. Mietverhältnisses anfallen. Dazu gehören insbesondere:

• Kontakt- und Stammdaten: Name, Adresse, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Telefonnummer.
• Angaben zur Tragbarkeit: Einkommen, Arbeitssituation, Haushaltsgrösse sowie weitere für die Prüfung notwendige Angaben (z. B. Betreibungsauszug, Referenzen).
• Dokumente: hochgeladene Unterlagen wie Lohnausweise, Ausweiskopien oder weitere Nachweise.
• Schaden- und Anliegen-Meldungen: als Mieter:in eingereichte Meldungen (z. B. Reparaturen) samt Beschreibung und allfälligen Fotos.

Zweck: Die Daten dienen der Prüfung, dem Abschluss und der Abwicklung des Bewerbungs- bzw. Mietverhältnisses — also etwa der Auswahl von Mieter:innen, der Verwaltung des Mietvertrags und der Bearbeitung Ihrer Anliegen.

3. Automatisierte Vorbewertung (Profiling)

Damit Bewerbungen einheitlich und nachvollziehbar verglichen werden können, werden Ihre Angaben teilweise automatisiert vorbewertet. Diese Vorbewertung stützt sich ausschliesslich auf sachliche Kriterien wie Tragbarkeit (Verhältnis von Einkommen zur Miete), Bonität, Arbeitssituation und Vollständigkeit der eingereichten Unterlagen.

Es findet keine Bewertung nach Herkunft, Nationalität oder anderen unzulässigen Merkmalen statt. Die Vorbewertung ist lediglich eine unverbindliche Entscheidungsunterstützung ohne Gewähr. Die Auswahl trifft immer ein Mensch — die Verwaltung. Es erfolgt keine ausschliesslich automatisierte Entscheidung mit erheblichen Auswirkungen.

4. Empfänger Ihrer Daten

Ihre Daten werden grundsätzlich nur denjenigen zugänglich gemacht, die sie für die oben genannten Zwecke benötigen:

• die Verwaltung selbst (als verantwortliche Stelle);
• Swyze (Chainless von Arx) als technische Auftragsbearbeiterin sowie deren sorgfältig ausgewählte Dienstleister: Supabase (Datenbank, Anmeldung und Datei-Speicher; Region [Region prüfen — angestrebt EU/Frankfurt]) und Resend (E-Mail-Versand, USA).

Soweit Daten an Dienstleister im Ausland (z. B. in die USA) gelangen, erfolgt dies mit geeigneten Garantien (insbesondere Standardvertragsklauseln bzw. anerkannten Angemessenheits-/Datenschutz-Mechanismen). Eine durch strikte Mandantentrennung abgesicherte Technik stellt sicher, dass eine Verwaltung nie die Daten einer anderen Verwaltung sehen kann.

5. Wie lange wir Daten aufbewahren

Ihre Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie es für den jeweiligen Zweck oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Abgelehnte Bewerbungsdossiers werden in der Regel nach rund 90 Tagen automatisch gelöscht oder anonymisiert. Daten aus einem bestehenden Mietverhältnis werden für dessen Dauer und im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bearbeitet.

6. Ihre Rechte

Nach dem revidierten Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG) haben Sie insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 25 revDSG): Sie können erfahren, ob und welche Daten über Sie bearbeitet werden.
• Berichtigung unrichtiger Daten.
• Löschung von Daten, soweit keine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht.

Wenden Sie sich dafür an die oben genannte Verwaltung. Technisch werden diese Anliegen über die in Swyze vorhandenen Funktionen bewerber_auskunft (Auskunft) und dsg_loeschen (Löschung) umgesetzt.

7. Keine Tracking-Cookies

Es werden keine Analyse-, Tracking- oder Marketing-Cookies gesetzt. Im Bewerbungsformular wird lediglich ein technischer Formular-Entwurf lokal in Ihrem Browser zwischengespeichert (sessionStorage, swyze_bewerbung_<token>), damit Ihre Eingaben nicht verloren gehen. Hinzu kommen die für den Betrieb notwendigen Login-Token während Ihrer Sitzung.

Wie in der Hauptdatenschutzerklärung beschrieben, übermitteln das Laden von Google Fonts (Google, USA), die Einbindung externer Programmbibliotheken über die Content-Delivery-Netze unpkg.com und cdn.jsdelivr.net sowie eine allfällige Weiterleitung zur Zahlung über Stripe beim Aufruf Ihre IP-Adresse ins Ausland. Weitere Details finden Sie in der Datenschutzerklärung der Verwaltung bzw. von Swyze.

Weitere Dokumente: Datenschutzerklärung · Auftragsbearbeitungsvertrag (AVV) · AGB